Utgangspunktet er klart: Enhver som søker seg til en offentlig stilling skal føres opp på en offentlig søkerliste som skal være åpen for allmennhetens innsyn. Begrunnelsen ligger i at fellesskapet skal ha anledning til å kontrollere bruken av fellesskapets midler. Hovedregelen om åpent innsyn i offentlige søkerlister er derfor kun et utslag av et generelt prinsipp om åpenhet og gjennomsiktighet i offentlig forvaltning. Til tross for at dette prinsippet står sterkt i offentlig forvaltning, foreligger det visse muligheter for unntak fra hovedregelen, blant annet av hensyn til rekruttering.
Søker kan be om å bli unntatt søkerliste
Etter offentleglova har forvaltningen mulighet til å unnta navn fra søkerlisten dersom søkeren selv ber om det. Forvaltningen står imidlertid ikke fritt til å gjøre dette. Søkerens begrunnelse for unntak må veie tyngre enn hensynet til innsyn i søkerlisten. For øvrig kan det legges vekt på rekrutteringshensyn, men søkeren må likevel kunne vise til gode grunner for at han/hun skal kunne unntas fra søkerlisten. Det er ikke mulig å gi en fullstendig oversikt over hva som skal til for at søkeren kan bli unntatt fra søkerlisten, men lovteksten og forarbeidene gir en pekepinn.
Stillingens betydning er viktig
Først og fremst skal det legges vekt på hva slags stilling det er snakk om. Desto viktigere stillingen er for offentligheten, desto mer skal til for at søkere skal kunne unntas fra søkerlisten. Eksempelvis vil det kreves mer for å bli unntatt fra søkerlister til stilling som rådmann, enn som saksbehandler i kommunen.
Offentliggjøring til skade eller ulempe for søker
For at en anmodning skal kunne føre frem må det kunne vises til særlige grunner, som for eksempel at en offentliggjøring kan føre til konkrete skader eller ulemper for søkeren. En begrunnelse om personlig ubehag vil ikke holde for å bli unntatt fra søkerlisten. Derimot vil en begrunnelse om at søkeren søker seg fra en lederstilling i en organisasjon som er i en omstillingsprosess, med grunnlag i at en slik offentliggjøring vil kunne skade organisasjonens evne til å gjennomføre omstillingen ofte være god nok begrunnelse. Et annet eksempel er selvstendig næringsdrivende som kan oppleve redusert kundetilfang og økonomisk tap dersom det blir kjent at virksomheten potensielt kan bli nedlagt. Dette er normalt god nok grunn til å bli unntatt fra søkerlisten.
I utgangspunktet skal det altså tungtveiende grunner til for at en søknad om å bli unntatt fra offentlige søkerlister blir akseptert. Det må også legges til at forvaltningen ikke har plikt til å akseptere en anmodning, de kan akseptere den dersom hensynet til unntatt innsyn overveier hensynet til offentliggjøring av kandidatene.
