Lovendring om psykososialt arbeidsmiljø

Hva er psykososialt arbeidsmiljø?

Det psykososiale arbeidsmiljøet omfatter de sosiale, organisatoriske og psykiske forhold på arbeidsplassen som påvirker arbeidstakernes helse, trivsel og arbeidsevne. Dette inkluderer blant annet rolleavklaringer, ledelsespraksis, støtte fra kolleger og ledere, tidspress, konfliktnivå, håndtering av emosjonelle belastninger og arbeidsmengde.

Det psykososiale arbeidsmiljøet har de siste årene fått stadig større oppmerksomhet i media, arbeidslivsforskningen, Arbeidstilsynet og i varslingssaker. Ifølge Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) er om lag 15 prosent av langtidssykefraværet knyttet til psykososiale faktorer. Utfordringer som stress, uavklarte forventninger og manglende støtte utgjør dermed en betydelig helse- og økonomisk risiko både for arbeidstakere og virksomheter.

Den kommende lovendringen er resultat av et utredningsarbeid ledet av Arbeidstilsynet i samarbeid med partene i arbeidslivet, Havindustritilsynet og STAMI. Formålet er å styrke det forebyggende arbeidet og gi virksomhetene tydeligere veiledning om hva som ligger i kravet til et forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø. Arbeidet skal organiseres, planlegges og gjennomføres på en slik måte at de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene er fullt forsvarlige.

Endringer i arbeidsmiljøloven § 4-3 – Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet

Arbeidsmiljøloven § 4-3 videreføres med dagens elementer, men får fra nyttår to nye avsnitt. Det første avsnittet vil presisere at arbeidet skal organiseres, planlegges og gjennomføres slik at psykososiale arbeidsmiljøfaktorer er fullt forsvarlige ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, sikkerhet og velferd.

I det nye andre avsnittet vil det gis en ikke-uttømmende liste over sentrale psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som arbeidsgiver må vurdere og håndtere i sitt forebyggende arbeidsmiljøarbeid, blant annet:

• Uklare eller motstridende krav og forventninger i arbeidet
• Emosjonelle krav og belastninger i arbeid med mennesker
• Arbeidsmengde og tidspress som innebærer ubalanse mellom arbeidet som skal utføres, og den tiden som er til rådighet
• Støtte og hjelp i arbeidet

Lovendringen innebærer ingen nye materielle plikter, men tydeliggjør arbeidsgivers eksisterende ansvar. Ifølge Arbeids- og inkluderingsdepartementet er hensikten å veilede virksomheter og understreke at psykososiale forhold er en vesentlig del av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Presiseringen vil få betydning i praksis som et tydeligere tolkningsmoment i personalsaker, tvister, varslingssaker og tilsyn fra Arbeidstilsynet.

Hva bør arbeidsgiver gjøre nå?

Selv om intensjonen er veiledende, vil lovendringen skjerpe forventningene til arbeidsgivers systematiske HMS-arbeid og dokumentasjon. Arbeidsmiljøet handler ikke bare om sikkerhet og fravær av skader, men også trivsel, forutsigbarhet og støtte. For mange virksomheter vil det være tilstrekkelig å styrke eksisterende HMS-rutiner og dokumentasjon. For andre vil endringene kreve en mer grunnleggende gjennomgang av kultur, organisering og ledelsespraksis.

Før lovendringen trer i kraft, bør virksomhetene:

1. Gjennomgå eksisterende rutiner. Inkluder psykososiale faktorer i gjeldende HMS-rutiner og internkontrollsystemer. Rutinene bør være oppdaterte, og tydelig angi at det psykososiale arbeidsmiljøet omfattes av det som skal kontrolleres.
2. Kartlegging av risikofaktorer. Bruk medarbeiderundersøkelser, vernerunder og samtaler som systematisk kartlegging for å identifisere utfordringer og gjennomføre risikoanalyse, også på psykososiale forhold.
3. Oppdatere stillings- og rollebeskrivelser. Uklare forventninger er en sentral risikofaktor og tydelige beskrivelser kan redusere konflikter. Evaluering av arbeidsmengde og frister.
4. Arbeidstid. Kontroller at virksomheten har tilstrekkelige systemer for registrering og oppfølging av arbeidstid. Husk at særlig uavhengig eller ledende ansatte skal også ha forsvarlig arbeidsmengde selv om de er unntatt de ordinære arbeidstidsbestemmelsene.
5. Styrke lederopplæring. Ledere må ha verktøy for å håndtere høyt arbeidspress, konflikter og emosjonelle belastninger. Implementering av rutiner for støtte, oppfølging og ledertilgjengelighet, kollegastøtte og sosialt samhold.
6. Dokumentere tiltak. Sørg for at vurderinger og beslutninger nedfelles skriftlig, og evaluer effekten av tiltak.
7. Involvering og medvirkning. Medvirkning gir både bedre løsninger og styrker arbeidsgivers rettslige posisjon. Avhengig av virksomhetens størrelse er det en rekke roller og organer som er pliktig etter lov og forskrift slik som: tillitsvalgt, hovedtillitsvalgt, verneombud, AMU, ansattrepresentanter i styret, pensjonskomiteen/utvalg, bedriftsforsamling, Samarbeidsorgan i konsern og europeisk samarbeidsutvalg (ESU).

De nye bestemmelsene vil kunne spille inn i saker om oppsigelse, sykefravær, trakassering og varselssaker, ved at domstolene får en klarere lovtekst å vurdere arbeidsgivers pliktgrunnlag opp mot. I saker der ansatte hevder å være utsatt for et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, vil arbeidsgivers evne til å dokumentere systematisk kartlegging og arbeid kunne få betydning.

Arbeidstilsynet kan kontrollere at virksomheten oppfyller kravene, og pålegge korrigerende tiltak ved avvik. Ved alvorlige eller gjentatte brudd kan det ilegges tvangsmulkt eller overtredelsesgebyr. I tillegg kan arbeidstakere fremme krav om oppreisning eller erstatning ved brudd på arbeidsmiljølovens krav.

Vår bistand

Advokatfirmaet Hjort har spesialisert kompetanse innen arbeidsrett og kan bistå arbeidsgivere og HR-avdelinger med blant annet:

• Rådgivning om implementering av de nye kravene til psykososialt arbeidsmiljø
• Utarbeidelse og revisjon av rutiner, varslingsrutiner og HMS-dokumentasjon
• Kurs og opplæring av ledere, ansatte og verneombud
• Rådgivning og håndtering av konkrete saker om psykososiale utfordringer, konflikter og varsler
• Ekstern varslingskanal