Konsekvensen av et slikt mangelbrev, eller slike mangelbrev (for det kan bli flere av dem), er at saksbehandlingsfristen ikke starter å løpe fra det tidspunkt søknaden ble sendt inn, men først når kommunen anser søknaden som komplett. I en del tilfeller kommer mangelbrevet rett før den lovpålagte saksbehandlingsfristen går ut. Tiltakshaver/søker, som kanskje trodde at et vedtak var rett rundt hjørnet, kan oppleve å vente i uker eller måneder, bare for å motta et mangelbrev som nullstiller fristen.
For kommunen er det viktig å få nullstilt de lovpålagte tidsfristene, på 3 uker eller på 12 uker, avhengig av søknadstype, før de går ut. Dette fordi kommunen mister retten til å kreve gebyr for byggesaksbehandlingen dersom fristene oversittes. Det er ikke fritt for at man innimellom har kunnet mistenke kommunen for å sende ut et mangelbrev i siste liten, for at den skal unngå å miste gebyret.
Selv om det helt klart er tiltakshavers/søkers ansvar å sørge for en komplett søknad er det ikke alltid lett, for alle typer tiltak, å forutse hvilke dokumentasjonskrav kommunen mener den trenger for å kunne avgjøre søknaden. Dagens system for beregning av tidsfrister, der komplett søknad er forutsetningen for at kommunens frist for å behandle søknaden begynner å løpe, skaper derfor ofte stor frustrasjon, og ikke minst forsinkelser og uforutsigbarhet for de som har behov for å planlegge når det kan påregnes å foreligge en byggetillatelse.
Det er på denne bakgrunn veldig positivt at Kommunal- og distriktsdepartementet i disse dager har lagt ut på høring et forslag som gjelder endring av måten å beregne tidsfrister i byggesaker på. Samtidig har Direktoratet for byggkvalitet lagt ut på høring et forslag om endringer som klargjør hvilke dokumentasjonskrav som stilles til en byggesøknad.
Forslaget fra departementet går i korte trekk ut på at tidsfristene skal begynne å løpe fra når søknaden er mottatt, i stedet for fra når søknaden er komplett. Dersom kommunen finner mangler ved søknaden, og ser behov for å sende brev til tiltakshaver/søker om behov for supplering av søknaden, stopper saksbehandlingsfristen å løpe frem til manglene er rettet. Når manglene er rettet fortsetter fristen å løpe fra der den stoppet. Departementet foreslår en minimumsfrist på 3 uker for søker til å rette søknaden. Dersom manglene ikke er rettet innen denne fristen kan kommunen velge å avvise søknaden, og tiltakshaver/søker må da eventuelt sende inn en ny søknad dersom tiltaket fortsatt er aktuelt å få søknadsbehandlet.
Forslaget fra direktoratet, knyttet til klargjøring av dokumentasjonskrav, går blant annet ut på å tydeliggjøre og detaljere hvilke krav som stilles til henholdsvis en rammesøknad, en igangsettingssøknad og en ett-trinnsøknad. Forslaget får frem at en del krav til redegjørelse, undersøkelser og dokumentasjon kan avvente dersom man bare søker om rammetillatelse. Ressursbruken knyttet til utarbeidelse av rammesøknad kan derved reduseres i noen grad. Hensikten med å tydeliggjøre dokumentasjonskravene er også å redusere usikkerhet og uenighet mellom søker og kommunen om kravene til de ulike søknadstypene. Forslaget fra direktoratet omfatter også endringer i reglene om nabovarsling, med fokus på at naboer skal få opplysninger som gjør dem bedre i stand til å forstå hva tiltaket innebærer og vurdere om de blir berørt av tiltaket. Direktoratet foreslår også noen andre endringer som vi ikke går nærmere inn på her, blant annet i reglene for selvbyggere.
De foreslåtte endringene fra Kommunal- og distriktsdepartementet og Direktoratet for byggkvalitet representerer et viktig skritt mot en mer effektiv og forutsigbar byggesaksprosess.
Høringsfristen for begge forslag er 6. september 2025.
