Åpenhet - Hjort
Hva leter du etter?

Åpenhet

Redegjørelse etter åpenhetsloven

Advokatfirmaet Hjort AS («Hjort»), org nr. 929 191 811, driver advokatvirksomhet i henhold til domstolsloven § 231.  Firmaet er lokalisert i Universitetsgata 1 i Oslo.  Hjort eies av Hjorts partnere.

Hjort har til sammen 92 medarbeidere, hvorav 70 medarbeidere som har bevilling/autorisasjon som advokater/advokatfullmektiger.  Hjort ledes av et styre med 6 styremedlemmer hvorav 2 er valgt av og blant de ansatte. Øverste daglig leder er managing partner advokat Anne Marie Due. Hjort har en administrativ ledelse på 5 personer, ledet av direktør Christopher Helgeby. Hjorts styre har gitt managing partner ansvar for gjennomføring av aktsomhetsvurderingen. Den praktiske gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen er gjennomført av direktøren sammen med en av Hjorts advokater, som også er compliance-ansvarlig.

Hjort er omfattet av åpenhetsloven.

Virksomheten

Hjort tilbyr advokattjenester til privatpersoner og juridiske personer i inn og utland, og driver sin virksomhet innenfor domstolsloven og advokatforskriften sine rammer. I tråd med prisopplysningsforskriften er Hjorts timepriser kunngjort på firmaets hjemmeside.

Hjorts advokatvirksomhet utøves i samsvar med god advokatskikk, hvor det gis frie og uavhengige råd. Hjort har etablert rutiner for å sørge for at det ikke foreligger interessekonflikt før oppdrag aksepteres. Det er en oppdragsansvarlig for alle oppdrag. Ved oppdragets begynnelse vil klienten få informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig, timesatser, salærberegning og Hjorts standard betingelser.

Hjort har rutiner for å sikre at samtlige medarbeidere overholder lovpålagt taushetsplikt og fortrolighetsplikt. Hjort har utarbeidet etiske retningslinjer som er kommunisert til alle medarbeidere.

Aktsomhetsvurdering

Hjort er omfattet av åpenhetsloven. Hjort plikter å utføre aktsomhetsvurderinger for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med vår tjenesteyting. Hjort gjennomfører løpende aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven § 4.

Vurdering av egen virksomhet
Hjort har vurdert risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, med særlig fokus på diskriminering, arbeidstid og overtidsbruk.  Hjorts verdier er basert på likhet og jevnbyrdighet hvor alle ansatte skal føle seg trygge til enhver tid og hvor det vektlegges en åpen ytringskultur for å ivareta firmaets verdier, det generelle arbeidsmiljøet og for den enkeltes trivsel.

Hjort har etablert generelle varslingsrutiner. Det drives et systematisk HMS arbeid med etablerte HMS rutiner og prosedyrer for å melde avvik, og verneombudet går vernerunde to ganger i året. Videre gjennomføres det jevnlig anonymiserte medarbeiderundersøkelser for å fange eventuell uønsket adferd, avdekke negative konsekvenser og arbeide forebyggende.

Hjorts styre har vedtatt en tydelig mangfoldsstrategi, som er kommunisert til samtlige ansatte, hvor den overordnede holdning er at Hjort skal speile samfunnet og de Hjort leverer tjenester til.  Hjort har videre nedsatt et mangfoldsutvalg som skal bidra til å sikre at mangfoldsstrategien etterleves og er en kontinuerlig prosess. Hjorts filosofi er at dyktige medarbeidere, uavhengig av kjønn, alder og etnisitet, vil gjøre det bra hos oss, samt at Hjort skal være en inkluderende arbeidsplass der alle føler seg verdsatt og respektert. Hjorts målsetning er å oppnå en kjønnsbalanse på minimum 40/60 og at minimum 9 % av Hjorts medarbeidere bør ha minoritetsbakgrunn.

Samtlige ansatte har skriftlige arbeidskontrakter i henhold til arbeidsmiljølovens krav. Hjorts lokaler er i henhold til arbeidsplassforskriften.

Hjort behandler personopplysninger om klienter, motparter, vitner etc. og Hjorts medarbeidere som del av advokatvirksomheten. Slike opplysninger behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende lovverk og Hjorts vedtatte sikkerhetsmål, den lovpålagte taushetsplikt, advokatforskriften og personopplysningsloven med forskrifter. Hjort har med utgangspunkt i Datatilsynets retningslinjer for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger, sørget for tilstrekkelige rutiner og prosedyrer for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll ved behandling av personopplysninger. Hjort har utarbeidet en protokoll for behandling av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 30. Denne protokollen oppdateres ved endringer og inneholder blant annet de forskjellige behandlingsaktivitetene, formål med behandlingen, kategorier av personopplysninger og rettslig grunnlag for behandlingen. Protokollen inneholder også en risikovurdering av mulige uønskede hendelser som kan føre til personopplysninger på avveie og en tiltaksplan med ansvarlige for hvert tiltak med tidsfrister.

Hjort har ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser knyttet til Hjorts utøvelse av advokatvirksomheten, Hjorts ansatte eller Hjorts arbeidsmiljø.

Eksternt
Hjort har kartlagt, og kartlegger løpende, sine leverandører og samarbeidspartnere og vurdert faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Hjort benytter tolke- og oversettertjenester fra leverandører i tilknytning til vår tjenestelevering. Utover lokalleie og forsikring leverer Hjorts største forretningsforbindelser datatjenester og hardware, mat, drikke og rengjøringstjenester. Hjorts kartlegging og vurdering viser at det er liten risiko i vår leverandørkjede. Ved vurderingen har vi hatt fokus på hvor varene og tjenestene produseres, og om den enkelte leverandør selv er omfattet av åpenhetsloven. Hjort har heller ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser gjennom aktsomhetsvurderingen av leverandører.

Hjort gjennomfører løpende kartlegging og vurdering, og er i dialog med sentrale leverandører for å få en konkret tilbakemelding av disse leverandørers arbeid med kartlegging og vurdering av negative konsekvenser.

Redegjørelsen er signert av Hjorts styre og daglig leder 6. juni 2023.