Redegjørelse etter åpenhetsloven
Advokatfirmaet Hjort AS («Hjort»), org nr. 929 191 811, driver advokatvirksomhet i henhold til domstolsloven § 231. Firmaet er lokalisert i Universitetsgata 1 i Oslo. Hjort eies av Hjorts partnere.
Hjort har til sammen 96 medarbeidere, hvorav 73 medarbeidere som har bevilling/autorisasjon som advokater/advokatfullmektiger. Hjort ledes av et styre med 7 styremedlemmer hvorav 2 er valgt av og blant de ansatte. Øverste daglig leder er managing partner advokat Anne Marie Due. Hjort har en administrativ ledelse på 5 personer. Hjorts styre har gitt managing partner ansvar for gjennomføring av aktsomhetsvurderingen. Den praktiske gjennomføringen av aktsomhetsvurderingen er gjennomført av direktøren sammen med en av Hjorts advokater, som også er compliance-ansvarlig.
Hjort er omfattet av åpenhetsloven.
Virksomheten
Hjort tilbyr advokattjenester til privatpersoner og juridiske personer i inn og utland, og driver sin virksomhet innenfor domstolsloven og advokatforskriften sine rammer. I tråd med prisopplysningsforskriften er Hjorts timepriser kunngjort på firmaets hjemmeside.
Hjorts advokatvirksomhet utøves i samsvar med god advokatskikk, hvor det gis frie og uavhengige råd. Hjort har etablert rutiner for å sørge for at det ikke foreligger interessekonflikt før oppdrag aksepteres. Det er en oppdragsansvarlig for alle oppdrag. Ved oppdragets begynnelse vil klienten få informasjon om hvem som er oppdragsansvarlig, timesatser, salærberegning og Hjorts standard betingelser.
Hjort har rutiner for å sikre at samtlige medarbeidere overholder lovpålagt taushetsplikt og fortrolighetsplikt. Hjort har utarbeidet etiske retningslinjer som er kommunisert til alle medarbeidere.
Aktsomhetsvurdering
Hjort er omfattet av åpenhetsloven, og plikter å utføre aktsomhetsvurderinger for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med vår tjenesteyting. Hjort gjennomfører løpende aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven § 4.
Vurdering av egen virksomhet
Hjort har vurdert risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet, med særlig fokus på diskriminering, arbeidstid og overtidsbruk. Hjorts verdier er basert på likhet og jevnbyrdighet hvor alle ansatte skal føle seg trygge til enhver tid og hvor det vektlegges en åpen ytringskultur for å ivareta firmaets verdier, det generelle arbeidsmiljøet og for den enkeltes trivsel.
For å sikre en åpen ytringskultur har Hjort vedtatt egne varslingsrutiner. Det drives et systematisk HMS arbeid med etablerte HMS rutiner og prosedyrer for å melde avvik, og verneombudet går vernerunde to ganger i året. Videre gjennomføres det jevnlig anonymiserte medarbeiderundersøkelser for å fange eventuell uønsket adferd, avdekke negative konsekvenser og arbeide forebyggende.
Hjorts styre har vedtatt en tydelig mangfoldsstrategi, som er kommunisert til samtlige ansatte, hvor den overordnede holdning er at Hjort skal speile samfunnet og de Hjort leverer tjenester til. Hjort driver et aktivt mangfoldsarbeid for å sikre like muligheter for alle. Hjorts målsetning er å oppnå en kjønnsbalanse på minimum 40/60 og at minimum 9 % av Hjorts medarbeidere skal ha minoritetsbakgrunn. Andelen ansatte med minoritetsbakgrunn var per 31.12.2023 på 6,4 %. Blant firmaets partnere er det ingen med minoritetsbakgrunn. For å nå nevnte mål har styret vedtatt en mangfoldsstrategi som angir firmaets overordnede målsetninger med mangfoldsarbeidet og en plan for å synliggjøre vårt arbeid med holdninger til mangfold. Det er også vedtatt konkrete tiltak innen rekruttering, inkludering på arbeidsplassen og mangfoldsledelse som skal sikre at firmaets mål nås. Det er videre opprettet en referansegruppe for mangfoldsarbeidet som skal sikre at firmaet har en firmakultur som fremmer mangfold og kartlegge om det er forhold i firmaet som innebærer risiko for diskriminering og hindrer likestilling. Det er gjennomført samlinger for Hjorts ledelse og partnere om praktisk mangfoldsarbeid. Det har vært gjennomført foredrag med eksterne ressurser for samtlige ansatte. Hjorts filosofi er at dyktige medarbeidere, uavhengig av kjønn, alder og etnisitet, vil gjøre det bra hos oss, samt at Hjort skal være en inkluderende arbeidsplass der alle føler seg verdsatt og respektert.
Samtlige ansatte har skriftlige arbeidskontrakter i henhold til arbeidsmiljølovens krav. Hjorts lokaler er i henhold til arbeidsplassforskriften.
Hjort behandler personopplysninger om klienter, motparter, vitner etc. og Hjorts medarbeidere som del av advokatvirksomheten. Slike opplysninger behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende lovverk og Hjorts vedtatte sikkerhetsmål, den lovpålagte taushetsplikt, advokatforskriften og personopplysningsloven med forskrifter. Hjort har med utgangspunkt i Datatilsynets retningslinjer for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger, sørget for tilstrekkelige rutiner og prosedyrer for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll ved behandling av personopplysninger. Hjort har utarbeidet en protokoll for behandling av personopplysninger, jf. GDPR artikkel 30. Denne protokollen oppdateres ved endringer og inneholder blant annet de forskjellige behandlingsaktivitetene, formål med behandlingen, kategorier av personopplysninger og rettslig grunnlag for behandlingen. Protokollen inneholder også en risikovurdering av mulige uønskede hendelser som kan føre til personopplysninger på avveie og en tiltaksplan med ansvarlige for hvert tiltak med tidsfrister.
Hjort har ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser knyttet til Hjorts utøvelse av advokatvirksomheten, Hjorts ansatte eller Hjorts arbeidsmiljø.
Eksternt
Hjort har kartlagt, og kartlegger løpende, sine leverandører og samarbeidspartnere og vurdert faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Ved kartleggingen har Hjort vurdert omfanget av leveransene og hvilken type leveranser som er gjennomført.
Hjort benytter tolke- og oversettertjenester fra leverandører i tilknytning til vår tjenestelevering. Utover lokalleie og forsikring leverer Hjorts største forretningsforbindelser datatjenester og hardware, mat, drikke og rengjøringstjenester. Hjorts kartlegging og vurdering viser at det er liten risiko i vår leverandørkjede. Ved vurderingen har vi hatt fokus på hvor varene og tjenestene produseres, og om den enkelte leverandør selv er omfattet av åpenhetsloven. Hjort har heller ikke avdekket noen negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser gjennom aktsomhetsvurderingen av leverandører.
Hjort gjennomfører løpende kartlegging og vurdering, og er i dialog med virksomhetens sentrale større leverandører for å få en konkret tilbakemelding av disse leverandørers arbeid med kartlegging og vurdering av negative konsekvenser. Ved vurdering av hvilke leverandører vi har kontaktet for konkret tilbakemelding er hensyntatt omfanget av leveransene og hvilken type leveranse som leveres og det generelle risikobildet knyttet til leveransene.
Redegjørelsen er vedtatt av Hjorts styre 29. mai 2024.
